Informace ke Kontrolnímu hlášení (dále jen KH) aktualizováno dne: 26.1.2016
V důsledku novely zákona o DPH platí od 1.1.2016 pro plátce daně povinnost podávat Kontrolní hlášení. Jedná se o datovou formu zasílání podkladů pro DPH. Pro uživatele FVS to obnáší následující:
Stručný postup na ½ ledna:
5a - DPHKH1.xml
5b,c - export.csv a popis struktury exportu csv
Důležité info: Export.csv není určen pro uživatele s Externí fakturací !!!
postup na druhou část ledna:
postup ½ února:
Podrobnější popis jednotlivých úkonů
Evidenční číslo daňového dokladu - nový termín používaný ve vazbě na kontrolní hlášení, aby byla jednoznačnost dokladu a zároveň byla zabezpečena shoda při kontrolním párování.
1) Ve FVS i Externí fakturaci je číslo faktury jednoznačné číslo a tudíž bude používáno při naplňování KH do této položky. Uživatelům doporučujeme editaci vzoru faktury a tuto textovou položku doplnit do záhlaví faktury, optimálně do části k datu fakturace.
2) Pro zálohy používané ve FVS však používaný Variabilní symbol tuto podmínku nesplňuje, tudíž bude pro veškeré přijaté platby předem (ZA =záloha převodem, ZF=zálohová faktura, SP=zálohy SIPO, ZS=zálohy Sporožiro) budou do KH posílány pod číslem Dokladu úhrady. Toto číslo je automaticky přiřazováno ke každé přijaté úhradě, čímž je zajištěna jednoznačnost každé přijaté platby; nastavení číselné řady je ve volbě Saldo - Nastavení úhrady. Uživatelům síťové verze, kteří využívají volbu převodu přeplatku do záloh připomínáme, že i tyto přeplatky jsou číslovány, proto je důležité aby číselné řady čísel Dokladů úhrady se nepřekrývaly ! (informace obzvlášť důležitá pro uživatele, kteří využívají volbu přepnutí dat Podnik)
DIČ - všem uživatelům důrazně doporučujeme zkontrolovat obsah této položky (v Adresáři). Ideální způsob kontroly je setřídění dat pomocí klíče DIČ (nebo s ním začínající) / F5 a vyhledat tak první vyplněnou položku (stačí do vyhledávání zadat C). Všechny hodnoty vyplněné v této položce musí začínat na CZ a pak bez mezery( nebo bez pomlčky) pokračuje číselnou hodnotou, která může být v rozsahu 6-10 čísel. Proto tedy po provedené kontrole a opravách (většina chyb právě bude na začátku tohoto vyhledávání) doporučujeme zkontrolovat i poslední vyplněnou kartu (přesunout se na poslední pozici >l ) neboť jen zde odhalíte pokud máte více jak 12 znaků celkem.
Edit: od 18.1.2016 je na webu k dispozici aktualizovaná verze, která umožní on-line kontrolu DIČa. Kontrola je primárně postavena na databázi EU VAT, pokud zde DIČ není nalezeno, následuje kontrola na webu MF evidující spolehlivost plátců. Informace získaná zpět ke kontrolovanému DIČu se doplní v adresáři do nově přidané položky v kartě odběratele EU VAT.
Edit: 26.1.2016 Účel této kontroly je, aby odesílaná data byla ve správném formátu (existující číslo DIČ dle modulo11). DIČ může být vyplněno i u Neplátců daně, pokud jimi jsou právnické subjekty. Jedná se tedy o pomocnou informativní službu, která by měla ušetřit čas a opakované odesílání souborů z důvodu chybného vyplnění této položky.
DIČ je bezpodmínečně nutné zkontrolovat na vygenerovaném exportu, jinak export s chybnou hodnotou dič nebude akceptován FS - včetně těch která již nejsou aktuální !
Opravné daňové doklady - v kontrolním hlášení zvlášť označení, zda-li se jedná o opravný d.doklad § 44 Oprava výše daně u pohledávek za dlužníky v insolvenčním řízení (věta: A4 položka: zdph_44) . Běžný ODD se značí vztahem k VF (button v kartě odečtu, který zajistí doplnění textu VF: a číslo faktury ke které se opravný doklad vztahuje). Aby se tyto opravné doklady za dlužníky v insolvenčním řízení správně zařadily do KH musí být vyplněny v poznámce k odečtu textem “IVF:” a číslo faktury.
Běžné opravné DD budou nadále značeny v poznámce “VF:”a číslo faktury. U oprav je ve vztahu na limit brána absolutní hodnota opravy, tzn. že ODD nad -10000,- Kč budou u plátců daně zařazovány do věty A4.
Zdanitelné plnění u přeplatků do záloh - se bere datem úhrady datum vystavení faktury. Pouze u případů s převodem přeplatku do záloh a zároveň aktivní volbě Období přeplatků = období faktury se jako datum úhrady doplní poslední datum z období, ve kterém byla faktura pořízena. Opět pozor u síťových verzí, doporučujeme zkontrolovat u všech uživatelů !
Zálohy - pro uživatele evidující zálohové platby a současně používají síťovou verzi, pak ne NEZBYTNÁ kontrola nastavení číselné řady DOKLADU ÚHRADY u všech uživatelů. Každý uživatel by měl mít jinou číselnou řadu, aby se předešlo duplicitní evidenci čísla dokladu úhrady.
Externí fakturace - do textu na faktuře u řádku s přenesenou daní musí být uveden text s kódem (dle číselníku činností pro přenesenou daň) v následujícím tvaru: “Kód DPD:4”
Nebude-li uvedena zkratka DPH a číslo správného kódu, NEBUDE faktura zahrnuta do věty A1 !
Obsah souboru kontrolního hlášení - export DPHKH1.xml
Pro export dat do souboru DPHKH1.xml je připravena samostatná aplikace Export FVS , jejíž popis bude v samostatném souboru. Nyní následuje jen stručný popis nejpodstatnějších částí:
Hlavička kontrolního hlášení (věta P / hlavička podniku a věta D / hlavička předávaného souboru)
Věta A1
Věty A2, A3 se netýkají FVS ani EF
Věta A4
Věta A5
Kombinované plnění (EF) tj. na jedné faktuře je plnění podléhající DPH a současně s přenesenou daňovou povinností - se řídí primárně celkovou částkou dokladu a kontrolou na DIČ (A4 nebo A5), poté se provede zápis jednotlivých plnění (např. plnění s přenesenou daň. povinností do A1 a plnění podléhající DPH do A4 a nebo A5 dle toho zda-li byl doklad celkem nad 10 tis a byl-li odběratel plátcem daně ).
Věty B1-B5 se vztahují pouze pro přijatá plnění - není ve FVS evidováno
EXPORT
Aplikace vytváří dvě varianty souboru. DPHKH1.xls (finální, odpovídající požadavkům FS na zaslání datového souboru, bude se předávat pro další průnik s výstupem z účetnictví) nebo druhý soubor Export.csv, který umožní předat položkově všechna plnění za zadané období z FVS a to nejen vystavené faktury, ale i přijaté zálohy (volitelný parametr). Název souboru je volitelný, doporučujeme zejména pokud máte vícero dat, doplňovat do názvu souboru nejen datum, ale i označení dat-
Spustíte jej pod volbou Saldo (v hlavním menu) a následně Export kontrolního hlášení DPH
I. Varianta exportu dat do účetnictví ( export.CSV)
1) nastavení parametrů / popř. kontrola DIČ pro celou dtb. Adresář / (záložka nastavení)
2) export - vytvoření řádku R a H (záložka Export-info - v seznamu vyberete za jaké období) - 2x klik
3) Kontrola DIČ - tlačítko napravo, pouští se před každým vytvořením nového exportu ! Kontrola pouze plátců v tom období
- pokud se zobrazí chyba, je nutné opravit DIČ v Adresáři a znovu opakujete export od bodu 2
- pokud se nezobrazí žádná chyba, pokračujete vytvořením finálního exportu
4) export souboru csv - tlačítko napravo, kliknutím se vygeneruje finální soubor
II. Export pro průnik dat určených pro Kontrolní hlášení (DPHKH1.xml)
1) nastavení parametrů a kontrola DIČ (záložka nastavení)
2) nastavení datové hlavičky souboru (věta D / záložka Data období)
3) export - vytvoření řádku R a H (záložka Export-info - v seznamu vyberete za jaké období) - 2x klik
4) Kontrola DIČ - tlačítko napravo, pouští se před každým vytvořením nového exportu ! Kontrola pouze plátců v akt. období
- pokud se zobrazí chyba, je nutné opravit DIČ v Adresáři a znovu opakujete export od bodu 3
- pokud se nezobrazí žádná chyba, pokračujete vytvořením finálního exportu
5) Exprtovat DPH KH1.xml (tlačítko napravo)
6) kontrola validity souboru (tlačítka napravo: Kontrola xmlvalidation.com a Kontrola exportu mfcr.cz)
Nastavení:
Přidat datum a čas exportu za název exportu => výsledkem bude jednoznačnost výstupu (pro případ ukládání) export_18.1.2016 15-04-13.csv; jinak pokud zůstane soubor jen s názvem export, bude se neustále přepisovat.
Zahrnout do exportu také zálohy (VOZALOU a SIPO_EVIDENCE) - pokud využíváte možnosti zálohových plateb od odběratelů, a v účetním systému jsou zálohy evidovány sumárně, pak musíte mít zaškrtnuto, aby by se zálohy zahrnuly do kontrolního hlášení. Na straně druhé je potřeba, aby v ekonomickém systému měli možnost u interních dokladů (sumárně výnosové účty za VS nebo přijaté zálohy celkem za den) omezit jejich výběr pro kontrolní hlášení , aby nedošlo k duplicitnímu záznamu ! Nepoužíváte-li zálohy, pak nesmí být zafajfkováno.
Zahrnout do exportu také externí fakturaci - pokud položkově neevidují faktury z EF v účetnictví, pak ano. ( EF = aplikace na fakturaci jiné činnosti než vodné stočné) Nemáte-li aplikaci EF, pak nesmí být zafajfkováno.
Krátit čísla středisek na 3 dle ACONTO (jen pro uživatele účetního systému ACONTO - ti mají volbu aktivní). Uživatelé s jiným účetním systémem než ACONTO nemají volbu zafjakovanou !
U čísel neměnit desetinou čárku (jen pro export) - volitelný parametr oddělovacího znaménka u čísel (pouze pro export do ACONTa)
Export - hlášení DPH KH1 testovací verze = volba aktivní po dobu testováním jakmile budete odesílat již finální soubor /ostrá data/ tak volbu DEAKTIVUJTE !!!
Online kontrola DIČ ve FVS - volba na hromadnou on-line kontrolu všech odběratelů, kteří mají v Adresáři vyplněné DIČ. Do položky eu VAT doplní informace získané na základě dotazovaného DIČ. Není-li DIČ nalezeno v Evropské databázi plátců daně, pak pokračuje dalším hledání v databázi plátců daně určený pro identifikaci Spolehlivého plátce. Ideální pro kontrolu je seřazení sloupců v databázi tak, aby EU VAT byla vedle DIČ a pak provést optickou kontrolu jen odběratelů s vyplněným DIČ (Filtr: DIC is not null)
Pokud v Adresáři provedete změnu položky DIČ, pak se eu VAT vynuluje, aby mohla dojít příště znovu ke kontrole. Kontrola eu VAT tedy probíhá pouze pokud je tato položka nevyplněna a zároveň je v položce DIČ hodnota.
Účel této kontroly je, aby odesílaná data byla ve správném formátu (existující číslo DIČ dle modulo11). DIČ může být vyplněno i u Neplátců daně, pokud jimi jsou právnické subjekty. Jedná se tedy o pomocnou informativní službu, která by měla ušetřit čas a opakované odesílání souborů z důvodu chybného vyplnění této položky.
Pokud po provedené kontrole program nahlásí chybu u konkrétního dokladu a DIČa, pak souhrn všech zjištěných nedostatků bude zobrazen v záložce LOG. Uvedená DIČ v tomto logu je tedy potřeba opravit. Ukončíte aplikaci EXPORTu, vrátíte se do FVS, provedete opravy v Adresáři a znovu celý postup vytvoření exportu opakujete dokud neprojde bez chyb.
Vynulovat předešlé kontroly DIČ v Adresáři - volba která položku eu VAT vynuluje, aby mohli být kontrolováni všichni odběratelé s vyplněným DIČ.
Kontrolovat DIČ EU a v databázi Nespolehlivost DPH - doporučujeme volbu mít aktivní aby měla kontrola zdroj.
Data podnik:
Obsah jednotlivých položek je podrobně popsán ve struktuře souboru DPHKH1.xml uvedený na webu FS. Většina účetních již má zkušenosti s odesíláním datových souborů elektronicky, a poskytne informace jakými údaji položky vyplnit. Hlavička souboru s parametry podniku (věta P) se nastaví pouze jednou.
Data období:
Úvodní hlavička souboru (věta D), obsahuje informace o účelu a formě odesílaných dat. Popis položek je opět podrobně popsán v dokumentu definující strukturu souboru DPHKH1.xml
Validace souborů:
Kontrola xmlvalidation.com - aktivní link na web doporučený FS, který kontroluje validitu souboru oproti souboru s definicí struktury.
Při testování se nejprve vybere testovaný soubor DPHKH1.xml, následně se potvrdí volba pro validaci externím schématem, potvrdí se volba Validate. Poté se vybere soubor dphkh1_epo2_validate.xsd.
Tuto kontrolu doporučujeme spustit při testování a před prvním odesíláním. Následně pak pouze při aktualizaci FVS.
Kontrola exportu mfcr.cz - aktivní link na testovací rozhraní portálu FS, který slouží pro kontrolu validity souboru z hlediska správnosti vyplněných dat (kontrola hlavičky - věta D a P), dále kontrola DIČa, duplicity a kontrolní součty (větaC).
Nejpve se vybere v levé dolní části soubor (DPHKH1.xml který jste vytvořili), pak volbou Načíst (v pravé horní části) se spustí načtení a kontrola souboru. Pokud jsou v souboru závažné chyby (přes které by neprošlo odeslání datového souboru) zobrazí se jejich seznam. V takovém případě je nutné provést opravu buď v nastavení nebo v datech. Pak se celý postup exportu opakuje od začátku
V případě že žádné závažné chyby nebyly shledány bude obrazovka obsahovat následující sdělení a i přesto ještě doporučujeme provést kontrolu Protokolu chyb (méně závažných nebo nezávažných) a to pomocí volby v pravé části okna.
Pokud i po této kontrole nebyly shledány žádné chyby, pak lze soubor předat k jeho sloučení s ostatními výstupy v účetnictví.